Ölkələrin və təşkilatların arxivlərində kağız sənədlərin saxlanılması ilə bağlı əsas problemlərə məkanın qeyri-səmərəli istifadəsi, sənədlərin təhlükəsiz və uzunmüddətli saxlanılması üçün uyğun sahələrin çatışmazlığı, ixtisaslı arxiv idarəetmə heyətinin olmaması, uçotun qeyri-qənaətbəxş aparılması, icazəsiz giriş və sənədlərin axtarışına çox vaxt sərf olunması daxildir.

Bundan əlavə, xüsusi temperatur və rütubət rejimi olan otaqlarda saxlanılan tarixi audio-vizual materialların mühafizəsi və onlara operativ çıxışın təmin edilməsi ilə bağlı ciddi çətinliklər mövcuddur.

Mərkəzləşdirilmiş Elektron Arxiv Sistemi (ARCS) bu cür məzmuna sürətli çıxışı təmin edir. Layihənin məqsədi istənilən təşkilatın arxivində mövcud olan sənədlərin skan edilməsi yolu ilə rəqəmsallaşdırılması və elektron arxivə yerləşdirilməsidir.

Rəqəmsallaşdırmadan sonrakı mərhələdə emal olunmuş sənədlər Elektron Arxiv Sistemində qeydiyyata alınır. Bununla da zərurət yarandıqda arxiv məlumatlarına sistem vasitəsilə daha asan və səmərəli çıxış təmin edilir.